KEEPCALL: SONNI TRANQUILLI, SENZA INCUBI DI TELEFONATE PERSE

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Ecco alcuni vantaggi conseguenti all’adozione di KeepCall nei vari settori di una struttura sanitaria

Qui di seguito presentiamo un succinto elenco di vantaggi e benefici che l’adozione del sistema KeepCall, messo a punto dalla Theles, può conferire ad un’azienda. E, nello specifico, a quelle sanitarie che, dovendo gestire quotidianamente un’ingente mole di telefonate entranti, devono affrontare diversi problemi di funzionalità del desk telefonico e delle risorse umane addette. E vedremo come questi problemi possano riverberarsi in modo negativo su altre attività svolte dalla struttura, sia nei confronti della clientela che della propria organizzazione.

SAPERE DI NON SAPERE – Sottovalutare o non sapere?

Non è raro che coloro che gestiscono un’azienda che fonda gran parte del proprio business sulla comunicazione telefonica con i clienti, minimizzi (o qualche volta addirittura ignori) la quantità delle telefonate perse, ma più in generale le problematiche legate al flusso di telefonate che riceve, all’efficienza del proprio desk telefonico (linee, centralino, telefoni, collegamenti interni, etc…) e al rendimento della squadra di operatori dedicati

• Conoscere questi dati è fondamentale per una valutazione analitica della situazione che consenta quindi di progettare una soluzione che razionalizzi i costi, ottimizzi il servizio e recuperi fatturato.  

OGNI LASCIATA E’ PERSA – Il problema primario delle telefonate perse.

Questo fenomeno presenta un aspetto di non poco rilievo: la sottovalutazione. “Certo qualche telefonata la perderemo anche, ma, con le centinaia di chiamate che riceviamo al giorno è un fenomeno minimale e quasi fisiologico…”. Questa è l’affermazione più frequente fatta dai responsabili della gestione aziendale. E invece no. Grazie ai suoi strumenti di misurazione e contabilizzazione (KeepShot), che Theles utilizza ormai da qualche anno, (su un database di diverse centinaia di migliaia di chiamate), sappiamo che le cose non stanno così. Ci sono casi limiti di aziende che arrivano a perdere il 70% delle telefonate al giorno e la media generale si assesta tra un 35-45%.

• I clienti che non sono riusciti a contattare la struttura riprovano a chiamare, ma alla fine dai rilevamenti risulta che le telefonate definitivamente perse si attestano intorno al 30%.

LA FAME VIEN MANGIANDO – 30% di telefonate perse, sono altrettante prestazioni non erogate.

Un potenziale di vendita di servizi non trascurabile, il cui peso spesso non viene adeguatamente considerato. Quanto fatturato in più può portare un aumento di circa il 30% di visite, analisi, esami, terapie? Ogni azienda può farsi i calcoli in base alle sue dimensioni, al numero dei clienti, alla frequenza delle chiamate. Secondo i nostri calcoli, alla fine dell’anno si può recuperare all’incirca un 20-25% di fatturato in più, tenendoci sulle stime più prudenziali.

Non solo, ma abbiamo rilevato un trend comune a molte aziende analizzate. Il fatto che l’adozione dei KeepCall renda più facile e veloce prenotare una prestazione, con il tempo, crea un fenomeno di passaparola oltre ad una tendenza a rivolgersi sempre a quella stessa azienda (fidelizzazione) che porta ad un incremento delle richieste. Abbiamo registrato a tal proposito,  un caso di scuola di un’importante struttura romana che nel corso di due anni ha triplicato le telefonate in entrata. Questo incremento non può essere tutto imputato a KeepCall.

• Ma i di dati ci dimostrano che, in generale, prenotazioni rapide e veloci attirano più clienti, generando un trend virtuoso, soprattutto quando invece la concorrenza impone loro numerosi tentativi, lunghe attese e addirittura interruzioni della telefonata mentre attendono in coda.

“SPLIT” L’OPZIONE CHE RENDE TUTTO PIU’ SEMPLICE – Una soluzione per le prenotazioni e una per l’uso interno.

Una delle soluzioni offerte da Theles, sta nell’azione della modalità “Split”. Questa consiste nel non intervenire in nessun modo nella struttura desk telefonico esistente (linee, centralino, telefoni, interni, collegamenti…) che rimarrà dedicata alle telefonate di lavoro, alle comunicazioni di servizio, alle chiamate interne, rendendo sempre disponibili e liberi linee e telefoni  per l’attività aziendale. 

Le telefonate per le prenotazioni saranno invece affidate tutte ad una suite di applicazioni in cloud, sulla nostra piattaforma “Kayenta”, che svolgono tutte le funzioni, dal ricevimento delle chiamate, allo smistamento, alla registrazione, etc…

• Con “tutto in cloud” si gode di una maggiore funzionalità, un’assistenza più rapida, più pronta ed una sicurezza aumentata.  

NULLA DA COMPARE, NIENTE DA INVESTIRE – L’offerta di Theles per leaziende associate AIOP che proveranno gratuitamente KeepCall.

L’offerta si configura così: un paio di settimane in cui vengono rilevati i dati, analizzata la tipologia di organizzazione in base alle telefonate entrati, al loro andamento, e si elabora la soluzione più adeguata al momento (se dovessero cambiare alcune delle condizioni, il sistema, grazie al sua capacità autoadattativa, se ne accorgerebbe e provvederebbe a segnalare le modifiche da apportare).

L’offerta si completa con altre due settimane gratuite di test con l’adozione di KeepCall, che permetterà all’azienda di fare i confronti tra il prima e il dopo e riscontrare concretamente i vantaggi del sistema.

• Se poi si decide di adottare KeepCall (che non si acquista, ma si paga con un canone a consumo mensile), il piccolo investimento per il contributo all’attivazione, sarà già stato assorbito dal recupero di prestazioni (tra le prime due settimane di prova e i trenta giorni dopo cui viene emessa la prima fattura).

KEEPCALL PIU’ UNICO CHE RARO
L'unica sul mercato italiano per per risolvere i problemi dei punti precedenti
In seguito a varie ricerche sul campo, dopo qualche anno d’attività in questo mercato e con l’acquisizione di parecchi clienti, Theles é grado di affermare che il tipo di servizio che offre con KeepCall, non ha riscontro a livello nazionale, e può proporlo ad un livello in cui non c’è concorrenza. Questo grazie ad un’originale idea di partenza (premiata per altro dal finanziamento europeo per l’innovazione tecnologica), ad una lunga gestazione progettuale, ad una continua attività di programmazione per il rinnovamento del sistema.

Questo assicura un know-how specifico, grazie anche ad un serrato ritmo di aggiornamento dei programmi, delle applicazioni, e dell’evoluzione nel “problem-solving”, sollecitato dalle esigenze dei clienti.

• Tutto ciò ci consente di disporre di database e di procedure di analisi unici che ci permettono di proporre soluzioni personalizzate ed efficaci alle differenti problematiche telefoniche delle diverse aziende sanitarie. (m.t.)