Ormai siamo nella cosiddetta fase di ripartenza, quel riavvio generalizzato di tutte le attività, che avviene in una condizione socio-economica assai diversa da quella in cui eravamo quando questa pandemia manifestò il suo primo segnale.
E non di rado si tratta di ricominciare in salita.
Questa ripresa delle attività ha comportato, per molte aziende, una riorganizzazione sia del modello di lavoro che una modifica delle risorse umane e degli obiettivi, anche a causa di una domanda inferiore
Alcuni settori sono però scampati a tutto ciò, perché in quegli ambiti la domanda, nei mesi di vero e proprio lockdown, più che non manifestarsi, era per così dire inespressa. Ci stiamo riferendo al settore sanitario dove molti “clienti-pazienti” non hanno mai smesso di aver bisogno di analisi, cure e cicli di riabilitazione. Semplicemente, la ridotta attività di ambulatori e poliambulatori da una parte, e dall’altra il timore di avvicinarsi ad una struttura sanitaria, in un momento così problematico ha di fatto contribuito alla diminuzione della domanda.
Ma quando una serie di segnali hanno fatto comprendere che, forse, il peggio era alle spalle, le richieste di prestazioni hanno ricominciato a salire.
Questo però ha determinato alcune difficoltà in diverse aziende che avevano messo in cassa integrazione dei dipendenti, mentre ad altri avevano concesso lo smart-working. Sta di fatto che, ad iniziare dal desk telefonico, la struttura ha cercato di riprendere il normale ritmo lavorativo, ma questo nella attuale fase non gira come avrebbe dovuto.
Sappiamo che, per una struttura sanitaria privata, il telefono è la porta attraverso cui entra il business. Gestire al meglio il flusso telefonico delle prenotazioni, senza perdere telefonate, è fondamentale. Lo era prima, e lo è a maggior ragione in questo momento.
Adottare quindi il prodotto/servizio KeepCall, realizzato dalla Theles di Roma, in questo frangente può risolvere i problemi di gestione delle telefonate entranti (che sono on crescita), permettere quindi di non perdere le prenotazioni e infine non rinunciare a fette non trascurabili di fatturato. Con KeepCall e le sue applicazioni customizzabili si può infatti rendere più agile ed efficace il lavoro del desk telefonico, grazie al tipo di aiuto e alla sua entità che, di caso in caso, possono essere forniti.
Ma vediamo più in dettaglio come KeepCall aumenta l’efficienza del desk telefonico, aiuta a non perdere telefonate e aiuta ad aumentare il fatturato.
1) KEEPCALL
La piattaforma in grado di gestire il traffico di grandi flussi di telefonate entranti, che si integra con il desk telefonico del cliente e grazie all’istallazione di un Q.manager che é in grado di recuperare le telefonate che vengono perse (per mancata risposta o per saturazione delle linee)
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KeepCall é un inedito sistema informatico di tipo A.I.P. (Auto-adaptative IT Platform) progettato e realizzato da Theles su cloud (finanziato nel 2014 dalla Ue - “Spin-off da ricerca”) pensato per chi gestisce con gli operatori un intenso flusso di telefonate in entrata, al fine di azzerare le telefonate perse, “vulnus” diffuso tra aziende che fanno business con il telefono.
La migliore gestione dei flussi telefonici dà risultati in ambiti aziendali più vari, per quanto il desk telefonico venga considerato marginale nella complessità dell’organizzazione di una struttura sanitaria.
Invece il solo recupero delle chiamate, é tra il 25% e il 40% al dì, secondo elaborazioni statistiche basate su centinaia di migliaia di dati nel database di Theles. Non perdendo telefonate, si recuperano ordini e prenotazioni fino al 30%, e si migliora l’immagine verso i clienti, con più alti livelli di servizio.
Più efficienza nel desk-ricezione con l’uso della nostra “metodologia e tecnica nella comunicazione telefonica” (sviluppata in ambito I.C.A.M. – Inbound Calls Advanced Mangement), che con dati, analisi e simulazioni, sviluppa le soluzioni migliori al momento “X” per ogni azienda, per esigenze e per obiettivi. Mutati i dati iniziali, KeepCall si autoadatta, modificando simulazioni e soluzioni.
Il mercato di riferimento è quello della sanità, ma con esperienze nel turismo e in istituzioni locali. Da richieste ricevute, risulta che a KeepCall sono interessati anche altri settori quali turismo, banche, assicurazioni, aziende di utility, limitandoci a quelli che fin qui ci hanno contattato.
2) KEEPSHOT
Il servizio di “Data analisys & Report” offerto da KeepCall consiste nell’analisi dei dati e nella reportistica dedicato a tutti coloro che vogliono conoscere a fondo situazione e caratteristiche del proprio flusso di telefonante entranti e l’efficienza del proprio desk telefonico
Si tratta in definitiva dell’insieme di tutti i dati che si possono raccogliere dal flusso di telefonate entranti. Dati che però non riguardano solo le telefonate stesse, ma, ad esempio, anche le attività che vengono svolte dagli addetti al desk telefonico, le turnazioni, nonché tempi e composizione delle code telefoniche, tanto per fare qualche esempio.
Tutti i dati vengono raccolti, sono poi confrontati, fatti interagire tra loro e infine ordinati secondo criteri che permetteranno in seguito di elaborare gli indicatori utili a determinare la situazione in cui si trova quella azienda.
Le analisi permetteranno la stesura di un rapporto che rappresenta in modo molto preciso il grado di efficienza della struttura quando si tratta di rispondere alle chiamate della clientela che telefona per prenotare le più diverse prestazioni.
Ma questo servizio non si esaurisce qui. Keepshot è in grado di preconfigurare anche le soluzioni più idonee a quella azienda in quel dato momento, con un determinato flusso di telefonate. Se uno di questi parametri dovesse modificarsi, il sistema sarà in grado di accorgersene e di modificare il tipo di soluzione indicata, inviando notifiche che segnalano i cambiamenti e le misure da adottare in conseguenza.
Questo Keepshot, è dunque uno strumento decisamente avanzato che pur facendo parte integrante del Sistema KeepCall, può essere fornito autonomamente come strumento di monitoraggio e controllo.
3) KAYENTA
E’ una piattaforma in cloud che permette di gestire tute le funzioni di attività telefoniche di un call-center…
4) KEEPCALL APP
Un’applicazione per conoscere in tempo reale come sta funzionando il proprio desk telefonico, quante chiamate, tra quelle arrivate, sono in lavorazione. E ancora, contabilizza il totale delle schede archiviate durante la giornata in corso, quanti sono gli operatori attivi in quel momento e, per ognuno, quante telefonate inbound e outbound ha fatto e quante ne ha archiviate
5) DEEKA
Un’applicazione che svolge funzione di operatore automatico e segreteria telefonica
dotato di sintesi e riconoscimento vocale, di trasferimento immediato all’interno selezionato, di trasferimento previo annuncio all’interno selezionato vocale del nome del chiamante. Inoltre prevede il trasferimento con filtro e condizionato alla conferma esplicita del chiamante. E’ dotato di un “Help” che garantisce l’assistenza di un operatore dedicato
6) MNEMOS
Pensato soprattutto per le strutture sanitarie, è un sistema di conferma (o cancellazione) della prenotazione di una prestazione, che consentirà alla clinica o al poliambulatorio di utilizzare al meglio gli slot che si liberano e che occorre occupare di nuovo e rapidamente.
Integrato con il servizio prenotazioni della struttura, “Mnemos” svolge la propria funzione automaticamente, ma è comunque assistito da un operatore che interviene nei casi più complessi. Ad esempio, già a partire dalla richiesta di spostamento di una prenotazione, è pronto ad intervenire per garantire che l’esigenza del cliente sia soddisfatta senza problemi e che, al contempo, sia assicurata alla struttura una rapida riassegnazione dello slot liberatosi.
Mnemos è progettato per integrarsi totalmente con il sistema KeepCall, ma soprattutto con quello di prenotazione della struttura, sempre nell’ottica della più elevata customizzazione. Inoltre, grazie ad un’interfaccia specifica, Mnemos mette a disposizione il panorama complessivo delle conferme, delle disdette e dei relativi reporting .
7) KTX-301
Il centralino in cloud “KTX 301” progettato con software PABX fornisce altissime prestazioni. Svolge tutte le funzione dei più avanzati centralini in cloud…
8) EASYPACK
E’ una soluzione adatta a soddisfare le diverse esigenze di differenti clienti. In sostanza, si tratta di scegliere la strada dei servizi in cloud con linee VoIP, adottando quindi una numerazione geografica, riservata. Questa sarà dedicata esclusivamente al ricevimento delle prenotazione con l'istallazione di un Q.Manager che opererà anch'esso su cloud. Tutto questo, che rientra nei costi dell'attivazione del servizio, prevede anche la fornitura, in comodato d'uso, di telefoni IP già configurati…. (m.t)
KeepCall è un servizio/prodotto Theles - Per maggiori informazioni rivolgersi qui oppure chiamare direttamente lo 06 56567407
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