Clinic News - Chi possiede o gestisce una struttura sanitaria privata di solito conosce il fenomeno delle "telefonate perse". Il problema è che spesso ne sottostima l'entità e non gli rivolge un'adeguata attenzione. Coloro che ignorano addirittura il problema costituiscono ormai una parte minoritaria, ma che ha ancora una sua rilevanza. Per tutti questi manager o proprietari, la Theles di Roma, ha da qualche anno messo a punto KeepCall, un sistema-servizio che può migliorare molto l'efficienza del desk telefonico delle strutture e aiutarle a non perdere più prenotazioni e ad aumentare il fatturato relativo proprio alle prestazioni recuperate.
Qui vogliamo un po' schematicamente, ma in modo chiaro ed semplice, sottolineare alcuni "plus" di KeepCall. É bene però sottolineare che le altre funzioni e applicazioni disponibili sono tali da rendere KeepCall un prodotto-servizio unico sul mercato italiano, con performance che si rivelano ben più avanzate e sofisticate delle altre soluzioni disponibili, che alla fin fine si rivelano poco più performanti di un moderno centralino.
KeepShot • Questo applicativo permette di analizzare e studiare i dati del traffico telefonico entrante e capire perché si perdono telefonate. Rileva i tempi di risposta, quelli degli abbandoni in coda, la durata delle telefonate, le modalità di funzionamento del desk telefonico e degli operatori, l'adeguatezza delle linee del centralino, dei telefoni e di tutta la struttura, etc... E questi dati non danno solo una fotografia dell'immediato, ma vengono raccolti in modo da costituire un trend che fa comprendere l'andamento nel tempo delle diverse variabili. Insomma si tratta di una base indispensabile per conoscere la propria situazione e per adottare la soluzione più adeguata per migliorare il servizio.
Integrazione • Un'altro tratto distintivo è l'integrazione tra il desk operatori della struttura, il sistema KeepCall, e il contact-center di Theles. Una soluzione che include sistemi informatici, personale specializzato, operatori di call-center che proprio grazie a questa sinergia riesce a gestire nel miglior modo il flusso delle telefonate entranti, come nessun dispositivo sul mercato è in grado di fare.
Recall • Il sistema integrato KeepCall, recupera e risponde alle telefonate che il desk telefonico della struttura ha perso; procede alla compilazione di un form che riporta le richieste dei clienti e i loro dati. Questo form è subito inviato al desk operatori della struttura che devono richiamare il cliente per fissare l'appuntamento. Più è rapida e continua é questa fase di "recall" e più il servizio acquisisce efficienza. KeepCall da solo, cioé senza una adeguata organizzazione nel meccanismo delle richiamate, non può garantire miglioramenti.
Basta code • Sappiamo bene che quando tutte le linee sono occupate, il centralino mette le telefonate entranti in un coda, attendendo che una linea si liberi. Spesso c'è un I.V.R. che invita a "non abbandonare la chiamata per non perdere la precedenza acquisita". Ma se la telefonata è troppo lunga, il cliente si stufa e interrompe comunque la comunicazione. Se questa soglia d'abbandono in coda, ad esempio, è mediamente di tre minuti, KeepCall interviene sulle chiamate in attesa per più di due minuti e mezzo e le gestisce come fossero telefonate perse.
Più fatturato • Il concetto è semplice. Se la struttura perde il 30% delle telefonate al giorno, significa che quotidianamente perde analogamente il 30% di prenotazioni per visite, esami, trattamenti riabilitativi... E questo porta ad un mancato introito che percentualmente si aggira all'incirca sullo stesso valore. L'opportunità offerta da KeepCall è proprio il recupero di questo fallito incasso, facendo così aumentare il fatturato intorno al 30%.
KeepCall in prova • Chi volesse fare una prova, ha la possibilità di un test di tre settimane completamente gratuito. Nelle prime due settimane attraverso KeepShot si fa una radiografia completa del funzionamento della gestione delle telefonate entranti della struttura. La terza settimana invece si applica KeepCall in modo da poter fare il confronto tra il prima e il dopo e misurare in concreto l'aumento di efficienza, il numero di telefonate recuperate e farsi un 'indea di quanto fatturato inpiù si può realizzare. (m.t.)
• Per una prova gratuita o per ulteriori informazioni, telefonare a Theles 06 56 56 74 07 o scrivere a info@keepcall.it •
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