Quindici giorni lavorativi. E' il periodo di prova di KeepCall di cui qualsiasi struttura sanitaria può usufruire gratuitamente per conoscere analiticamente la situazione delle telefonate entranti e per sperimentare sul campo il metodo per recuperare le telefonate
KeepCall sia, pur nella sua facilità d’uso, è un sistema complesso, perché complesso è il problema che deve affrontare e risolvere. E in generale per risolvere i problemi occorre prima di tutto conoscerne le caratteristiche e in questo caso specifico bisogna sapere ad esempio quante telefonate arrivano, quante ne vengono perse, quante sono dirottate in coda; e ancora quanto è lunga questa coda telefonica, quanto mediamente aspettano i chiamanti e dopo quanto decidono di interrompere la telefonata.
Ma ancora più importante è avere dati sugli andamenti dei flussi di telefonate entranti: quando si concentrano le telefonate? Quando si verificano i picchi? Quanto durano questi picchi? Quali i periodi di minor traffico? Questi e altre decine di dati vengono registrati e archiviati in modo da costituire un prezioso database. Infatti se da un lato può contribuire a comprendere quali possono essere le soluzioni più adeguate per far fronte ad una qualsiasi inefficienza del desk telefonico, dall’altro fornisce un quadro generale dell’andamento delle telefonate che si rivela uno strumento di supporto alle decisioni. In base ai dati si possono prevedere come in un futuro organizzare al meglio la struttura sia da un punto di vista del desk telefonico, sia per quanto riguarda gli operatori addetti e le loro turnazioni. Questo succederà nelle prime due settimane.
La terza settimana è dedicata interamente alla messa in funzione di KeepCall.
il sistema è progettato e realizzato per società che devono gestire un flusso considerevole di telefonate in entrata e che, solitamente, sono anche equipaggiate con un desk telefonico attrezzato per far fronte a un grande numero di chiamate. Ma ci sono momenti della giornata in cui le chiamate aumentano, quelle contemporanee si concentrano, dando origine ai cosiddetti picchi. E allora, per quante siano le linee telefoniche e/o gli operatori, non sono in numero sufficiente per far fronte a tutto il traffico e si verifica la perdita delle telefonate. KeepCall, grazie alle sue soluzioni informatiche avanzate, alle sofisticate soluzioni in cloud, a configurazioni complesse e ai suoi modelli per una interazione anche con le risorse umane, crea una stretta cooperazione tra operatori interni ed esterni, recuperando così le telefonate che altrimenti andrebbero perse. Si tratta di un sistema che quindi può gestire un numero teoricamente illimitato di telefonate contemporanee.
Il confronto dell'andamento delle prime due e della terza settimana farà saltare agli occhi quante telefonate si perdevano, come è facile recuperare prenotazioni e quale può essere il fatturato aggiuntivo relativo alle prestazione recuperate. E questo ha portato non solo un incremento del budget annuale ma, come abbiamo registrato in parecchi casi, consente l'incremento delle telefonate fino a triplicarle in due anni. (m.t.)
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